Komunikasi adalah nadi darah kita baik dalam kehidupan maupun saat bekerja di suatu kehidupan keluarga,organisasi, kerja dan yang lainnya.  Saya sering merasakan beberapa kali komunikasi dengan gaya lama itu bagus lalu perlahan menjadi tidak bagus.

“Biasanya emang gini kok”.

Secara sadar atau tidak, suara itu terlontar dari mulut atau setidaknya dalam hati kita ketika mengetahui hal yang tidak sesuai atau ingin mengubah keadaan. Namun terkadang kita memang yang sudah terlalu nyaman dengan apa yang sudah ada sehingga malas untuk berubah.

Sebagai anggota ataupun leader komunikasi itu punya satu hal yang sama seperti 360 leadership yaitu membangun arus positif kesuksesan ke semua arah. Saya beberapa kali melakukan inovasi dalam bidang komunikasi ini contohnya saat tracking proses yang sangat banyak jumlahnya.

Ketika saya mengimplementasi inovasi baru, jujur banyak yang tidak suka pada awalnya dan lebih rumit katanya karena harus belajar sesuatu yang baru dulu, adaptasi dan lain-lain.

Tapi ketika ditengah-tengah perubahan mereka mulai merasakan dampak positif dari perubahan yang saya implementasi ke mereka dan pada akhirnya komunikasi jauh lebih efektif untuk seterusnya.

Perlu adanya inovasi mental dari yang “biasanya emang gini kok” menjadi yang “lebih efektif dan sehat”. Terkadang hal yang sudah lama bisa saja sudah tidak efektif lagi dan perlu adanya perubahan. Perubahan itu terkadang menyakitkan dan tidak semua orang mau menerimanya. Tapi ingat kata “No Pain No Gain” adalah kata yang sangat benar sekali dalam konteks inovasi.

Menurut saya ada 3 langkah membuat komunikasi yang sehat dan efektif yaitu :

  1. Rules & Expectation
  2. Memahami framework komunikasi
  3. Memilih medium yang tepat

Blog kali ini akan lebih panjang dari blog biasanya karena disini saya akan memberikan beberapa kasus asli sehingga kamu lebih mudah paham dalam menyerap informasi disini. Langsung saja kita bahas, oke? sipp

1.Rules & Expectation

Sebelum kita masuk ke ranah teknologi ada baiknya kita melakukan sebuah diskusi bersama tentang rules dan ekspektasi.

Saya punya cerita lucu dan serius tentang aturan dan ekspektasi ini.

Tahu gambar ini? Apa? Steak Daging? Bisa jadi 🙂

Beberapa tahun lalu di hari minggu ibu saya belanja bulanan dan membeli daging besar, susu, telur, terong, ubi, saus bbq dan pokoknya banyak deh. Malam harinya tanpa memberi tahu, si ibu saya langsung menyiapkan steak homemade dari daging yg beliau beli pagi tadi dan saya makan dengan lahap (jangan laper ya hehe).

Lalu saya tidak menduga selama 4 hari berturut-turut, ibu saya terus memasak steak terus dan dan sayapun langsung semangat tiap malam hari hehe. Pada hari ke 5 saya sudah siap di meja makan dapur dan ibu saya membawa steak daging itu dan langsung meninggalkan dapur. Tanpa pikir panjang saya langsung memotong lebar daging, aduk-aduk sausnya itu dan memakannya.

HUP!! NYAM NYAM NYAM!!

Tiba-tiba ada yang aneh dengan rasa steak ini..

Ini daging tapi ga kayak daging?

NGUNYAH NGUNYAH LAGI

Dan saya baru sadar ternyata steak hari ke 5 ini adalah Terong!

Saya langsung teriak dan nanya ini kenapa jadi terong, beliau dengan santai menjawab “Kan dagingnya sudah habis, jadi mama iris ubinya jadi lebar biar keliatan kayak steak” dan sayapun menghabiskan steak ubi itu dengan rasa kecewa.. (maaf ya terong udah suuzon).

Si Ubi nya Ibu yang menjelma jadi steak..

Inilah salah satu miskomunikasi yang menyebabkan hancurnya ekspektasi di cerita pertama. Secara tidak sadar mungkin terbuatlah sebuah aturan pada pikiran saya bahwa asik tiap malem makan steak. Tapi karena ibu saya tidak bilang kalau dagingnya habis dan diganti terong, maka munculah rasa kecewa dari dalam diri saya terhadap 4 sosok yaitu

  • Ibu,
  • Steak,
  • Terong
  • dan Ubi

Lucunya sejak saat itu saya selalu curiga kalau steak yang dijual di tempat lain itu terong atau ubi.

Sama juga ketika saya sedang interview untuk kerja di suatu anak perusahaan digital paman sam biasa saya jadi punya temen baru. Karena sesama jobseeker recehan kita jadi sharing cerita lucu. Jadi dia bilang temennya pernah interview tahap akhir di suatu perusahaan e-commerce dan temannya ini di beri tahu sama managernya kalo “Nanti kalo kerja JD kamu ini nih dan kamu pulangnya jam sgini dan dengan gaji sekian”.

Oke! Temennya sudah siap dan akhirnya di terima kerja. Seminggu kemudian temennya ini cerita katanya dikasih kerjaan baru numpuk (dan katanya ada yang diluar JDnya) dan well otomatis pulangnya kemaleman dan gajinya tetep sama.

Apakah semua kantor memberlakukan karyawan seperti itu? Yes menurut saya hampir semua

Ekspektasi turun? Ya betul

Tapi secara objektif menurut saya yang bikin ekspektasi hancur bukan hanya si perusahaan tapi juga dari sisi temannya karena tidak tanya apakah ada kerja tambahan, lembur dan bonus.

Nah Hal ini adalah salah satu hal yang sangat penting sampai kapanpun. Maka kita harus lebih pintar dalam set rules and expectation karena ini merupakan langkah awal yang dimana orang sering gagal karena ini merupakan bentuk transparansi untuk tercipatanya komunikasi yang sehat dan efektif.

2. Mengerti framework komunikasi

“Relationship are crucial to our success, no matter what we want to achieve in our lives..” – Keith Ferrazi

Sebelum detail saya ingin memperkenalkan kamu kepada Keith Ferrazi. Dia merupakan CMO termuda dalam 500 fortune company yaitu Delloite Consulting dan dia ditunjuk menjadi CMO karena membangun hubungan yang baik dengan CEO saat menjadi karyawan di delloite (dan ini bukan nepotisme).

Menurut Keith Ferrazi dalam coursenya yang saya ikuti yaitu A Complete Guide to Building Your Network level prioritas komunikasi terbagi 3 dan secara umum menurut saya kategorinya terbagi 2. Berikut saya gambarkan framework tersebut :

flowcommunicationframework

Very urgent : sangat penting dan ada di prioritas paling atas yang paling menentukan langkah kedepan apalagi kalau menyangkut masalah bisnis yang penentuannya menentukan nasib banyak elemen lain. (Contoh : Meeting besar)

Urgent : Walaupun bukan prioritas utama, namun ini masih penting karena ini adalah hal yang harus diketahui prosesnya sudah sejauh mana dan terkadang di bisnis bagian ini sangat banyak dan susah dikendalikan J (Contoh : tracking progress)

Least Urgent : Tidak sepenting dua di atas namun sifatnya harus di follow up. (Contoh : Melihat dan membalas email atau chat)

Flownya komunikasinya adalah semua saling berhubungan. Level hanya menentukan tingkat urgencynya dan setiap hal pasti berganti-ganti level urgencynya. Nah biasanya kita sering terlalu menyepelekan atau terlalu memusingkan hal-hal yang bersifat urgent dan least urgent sehingga bingunglah mau yang mana dulu.

Maksud tujuan di atas bukan berati yang least urgent di abaikan melainkan bagaimana kita bisa membuat komunikasi yang efektif sehingga kita bisa memproses semua informasi untuk mengambil keputusan. Terkadang kita sering tertukar antara 3 level diatas dan mengakibatkan komunikasi yang buruk (baca artikel tentang konsekuensi besar buruknya komunikasi).

Nah mulai sekarang coba untuk mengorganisir mana saja yang paling penting dan tidak. Sekarang banyak kok aplikasi yang bisa bantu kamu, tidak instant messaging saja.

 3.Memilih medium yang tepat
ManaAppKamu

“We’re Not Respecting The Rooms We’re Telling Stories” – Gary Vaynerchuck

Setelah kita mengetahui tentang framework komunikasi saatnya kita mulai memilah dan menaruh aplikasi mana yang tepat. Sekarang sudah lebih jelas kenapa kita marah ke orang kalau tidak bales chat atau sebaliknya dan menghambat progress kerja? Nah kita sedikit telaah dulu yuk aplikasi untuk berkomunikasi. Emang ada apa aja sih? coba googling yuk 🙂

Sebagai contoh pada dunia kerja (bukan personal)

  • saya akan menaruh telpon untuk very urgent.
  • Project management app seperti trello ataupun podio saya akan taruh di urgent dimana saya tidak perlu terlalu banyak tanya proses karena saya bisa melihat sendiri prosesnya.
  • IM dan Email saya menaruhnya pada prioritas least urgent karena sifatnya saya harus melihat dan di follow up nantinya supaya bisa saya proses nantinya.

kombinasiappdanpilihanIni adalah contoh penggunaan aplikasi saya sesuai level dan kategori yang ada pada poin ke-2

 

Sudah tau kan sekarang banyak jenis aplikasi yang bisa bantu kamu komunikasi lebih efektif? Sekarang saatnya action! Coba luangkan waktu untuk riset aplikasi mana yang cocok buat kamu dan temen kamu karena ngga semua orang canggih hehe.

Saya ingin share sedikit aplikasi project management ini seperti cahaya yang turun dari langit pada beberapa tahun yang lalu saat saya mulai karir saya sebagai freelancer web devolper (ya belum designer).

Aplikasi ini bernama trello dan yang namanya membuat web banyak sekali fungsi dan modul yang terpisah dan dibuat bersama teman-teman. Semenjak mahir memakai ini saya jauh lebih cepat mengerjakan projek bahkan yang seharusnya 3 bulan hanya jadi 2 bulan hehe (dan saya untung banyak J ). Dalam beberapa waktu kedepan saya akan share bagaimana saya mempercepat kerja saya dan tim saya saat freelancing waktu itu J

Itu semua merupakan 3 langkah penting untuk membuat sebuah alur komunikasi yang sehat dan efektif, dan ada satu bonus hal lagi untuk lebih memantapkan komunikasi yaitu ..

4. [BONUS] Komitmen

Tanpa komitmen kita tidak akan melihat hasil sepenuhnya dari suatu proses. Tanpa komitmen suatu hubungan tidak akan langgeng.

Akui saja komitmen sebenarnya hal yang paling susah . Sebagai manusia biasa wajar kala kita sering ganti pemikiran di jalan, ragu dan kadang galau dan akhirnya ganti arah. Tapi kalau ingin menjadi seseorang yang luar biasa dan melihat hasil yang luar biasa maka komitmen dalam melakukan sesuatu sifatnya fardhu ain hehe.

 

Nah itulah 3 + 1 langkah untuk membuat ataupun mengubah komunikasi kamu menjadi lebih efektif dan pastinya sehat. Karena komunikasi ini dampaknya bukan hanya ke kita tapi juga ke orang-orang yang berinteraksi dengan kita.

Saya ada satu permintaan buat pembaca.

Apakah kamu sudah dengan benar menggunakan aplikasi? Jika belum coba kamu share masalah kamu disini dengan cara seperti ini :

“Saya lagi ngerjain projek EO dengan teman tapi kita mengalami kendala dalam memeriksa proses satu sama lain. Dan kami menggunakan LINE / Whatsapp untuk saling memeriksa”

Dan saya akan senang hati untuk membantu kamu untuk share solusi 🙂 .

Jika kamu merasa sudah benar menggunakan aplikasi share juga kesuksesan kamu dan jangan lupa untuk share ini ke temen-temen kamu yang membutuhkan pertolongan atau perbaikan komunikasi hehe.

Shares
Share This